Política de tratamiento de datos

1. Responsable del tratamiento

Hell Forge es una marca de ropa streetwear y gym operada por persona natural. Quien decide sobre la base de datos y responde legalmente por su tratamiento es el responsable identificado a continuación.

Canal oficial. El correo hellforge.group@gmail.com es el único canal oficial para que un titular consulte sus datos, pida que se corrijan o actualicen, solicite su supresión o revoque la autorización que dio. Toda solicitud recibida por ese canal queda registrada y se atiende dentro de los plazos de la sección 9.

Ámbito de aplicación. Esta política aplica a todos los datos personales recolectados por Hell Forge en el desarrollo de su actividad comercial, sin importar el canal por el que se hayan entregado, y vincula a cualquier persona que intervenga en el tratamiento de esa información por cuenta de la marca.

2. Marco legal y definiciones

Esta política se adopta en cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos personales y usa los términos tal como la ley los define.

Normas aplicables

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Ley 2300 de 2023, sobre contacto comercial con consumidores.
• Demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

Definiciones

3. Principios del tratamiento

Toda operación sobre un dato personal se somete a estos ocho principios. No son declaraciones de intención: son el estándar contra el cual se mide cualquier decisión sobre la información de un cliente.

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada. Solo se hace dentro de lo que la ley permite.
• Finalidad: los datos se recolectan para los fines informados en esta política y no se usan para otros distintos.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada. No se tratan datos parciales o que induzcan a error.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre los datos suyos que existan.
• Acceso restringido: los datos no se publican ni se divulgan por medios de comunicación masiva.
• Seguridad: se aplican medidas para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quien intervenga en el tratamiento está obligado a guardar reserva, incluso después de terminada su relación con la marca.

4. Datos que se recolectan

Hell Forge recolecta únicamente los datos necesarios para procesar y entregar un pedido. Nada más.

Lo que no se recolecta. Hell Forge no recolecta número de documento de identidad, fecha de nacimiento, medidas corporales, datos financieros, datos de navegación ni datos sensibles de ningún tipo.

Canales de recolección

• WhatsApp. El pedido se confirma en una conversación directa con el cliente. Esa conversación contiene los datos de la tabla anterior y queda almacenada en el dispositivo del responsable.
• Sitio web. El sitio funciona como catálogo y no almacena datos personales. Los datos que escribes al finalizar la compra solo sirven para armar el mensaje con tu pedido, que se envía por WhatsApp, donde se cierra la compra.

5. Finalidades del tratamiento

Cada uso que se le da a un dato tiene que estar declarado. Estas son las cuatro finalidades vigentes hoy:

1. Procesar y despachar pedidos: confirmar la compra, preparar la prenda y generar el despacho con los datos del destinatario.
2. Coordinar la entrega: acordar fecha y lugar de entrega y resolver novedades de envío con la transportadora o directamente con el cliente.
3. Atención al cliente: responder consultas, solicitudes y reclamos a través de WhatsApp y correo electrónico.
4. Gestionar cambios o devoluciones: tramitar devoluciones conforme a los Términos y condiciones de la marca.

Fuera de alcance. Hell Forge no utiliza los datos para enviar comunicaciones promocionales, encuestas, programas de fidelización ni publicidad dirigida.

Finalidades futuras. Si en el futuro Hell Forge decide enviar comunicaciones comerciales o promocionales, solicitará una autorización previa, expresa, separada y diferenciable de la autorización para procesar pedidos. El titular podrá negarla sin que eso afecte su compra, y revocarla en cualquier momento. Esas comunicaciones se sujetarán a la Ley 2300 de 2023, que regula los horarios, la frecuencia y los canales del contacto comercial con consumidores en Colombia.

6. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, toda persona cuyos datos estén en poder de Hell Forge tiene estos seis derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar: acceder a sus datos personales y pedir que se corrijan cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización: pedir el soporte del consentimiento que otorgó, salvo en los casos en que la ley no exige autorización.
3. Ser informado sobre el uso: conocer, previa solicitud, el uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la autoridad: acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos.
5. Revocar la autorización o suprimir: retirar el consentimiento o pedir la eliminación de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder de forma gratuita: consultar sus datos personales sin costo alguno.

Quién puede ejercerlos. Estos derechos pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante legal o apoderado, o por quien actúe por estipulación a favor de otro.

7. Autorización del titular

Sin autorización no hay tratamiento válido. Hell Forge la solicita antes de recolectar cualquier dato y conserva la prueba de que fue otorgada.

• En WhatsApp: antes de solicitar los datos de envío se informa al cliente el enlace a esta política y se pide su confirmación expresa para usar sus datos con el fin de procesar y despachar el pedido. La respuesta afirmativa del cliente queda registrada en la conversación y constituye la prueba de la autorización.
• En el sitio web: mediante una casilla de aceptación que el titular marca de forma activa. La casilla no viene premarcada y el enlace a esta política es visible antes de aceptar. Si en el futuro se habilita el envío de comunicaciones comerciales, esa autorización irá en una casilla separada.

Revocatoria. La autorización puede revocarse en cualquier momento escribiendo a hellforge.group@gmail.com. La solicitud se atiende dentro de los plazos previstos en la sección 9. La revocatoria no aplica sobre datos cuya conservación sea exigida por una obligación legal o contractual vigente, como un pedido que todavía está en curso de entrega.

Regla de la marca. Ninguna autorización se obtiene por silencio, por casillas premarcadas ni como condición escondida dentro de otro texto. Si el cliente no dijo que sí, la respuesta es no.

8. Terceros con acceso a los datos

Hell Forge no vende, arrienda ni cede datos personales con fines comerciales. Los únicos terceros que acceden a ellos son los necesarios para entregar el pedido.

Entregas en Barranquilla. Las entregas dentro de Barranquilla las hace directamente el responsable, sin intervención de terceros. Los datos del cliente no salen de la marca.

Transferencia internacional. Al utilizar WhatsApp como canal de venta, los datos del titular pueden almacenarse en servidores ubicados fuera de Colombia. Al aceptar esta política, el titular autoriza expresamente esa transferencia internacional, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Hell Forge exige a todo tercero que intervenga en el tratamiento el mismo deber de reserva y seguridad que asume la marca.

9. Consultas y reclamos

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es el Asesor Comercial de Hell Forge, a través de hellforge.group@gmail.com.

• Consultas · 10 días hábiles. El titular puede consultar sus datos escribiendo al correo indicado. La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informa al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos · 15 días hábiles. Quien considere que su información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un presunto incumplimiento, puede presentar un reclamo al mismo correo. Se atiende en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese plazo, la respuesta no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Qué debe contener un reclamo

1. Nombre completo del titular.
2. Datos de contacto para la respuesta.
3. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
4. Documentos de soporte, si los hay.

Si el reclamo está incompleto, se le pide al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes que lo complete. Si pasan dos meses sin respuesta del interesado, se entiende que desistió.

Instancia superior. El titular solo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.

10. Seguridad, conservación y menores

Medidas de seguridad

Hell Forge adopta medidas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, uso o divulgación indebidos:

• Acceso a la información limitado al responsable del tratamiento.
• Dispositivos y cuentas protegidos con contraseña y, cuando el servicio lo permite, verificación en dos pasos.
• Deber de reserva sobre la información de los clientes.
• Entrega a terceros únicamente de los datos estrictamente necesarios para el despacho.

Tiempo de conservación

Los datos personales se conservan por un término de un (1) año contado desde la última compra del titular. Vencido ese término se suprimen, salvo que una obligación legal o contractual exija conservarlos por más tiempo. La vigencia de las bases de datos corresponde al tiempo en que se mantenga la finalidad que justificó su recolección, con el límite indicado.

Datos de menores de edad

Los productos de Hell Forge están dirigidos a personas mayores de edad. La marca no recolecta ni trata de manera consciente datos personales de menores. Cuando un menor sea el destinatario de un pedido, los datos deben ser suministrados por su padre, madre o representante legal, quien actúa como titular para efectos de esta política. El tratamiento responde al interés superior del menor y respeta sus derechos fundamentales. Si se advierte que se recolectaron datos de un menor sin autorización de su representante legal, se suprimen de inmediato.